Proceso de selección desarrollado por matteria

Ubicación y Modalidad de Trabajo

Trabajo híbrido en la ciudad de Bogotá, Colombia

Quiénes somos

Existe evidencia limitada sobre lo que funciona para ayudar a las personas que viven en situación de pobreza, y la evidencia que existe a menudo no se utiliza. Esto conduce a programas que son ineficaces o no tan eficaces como podrían serlo y, a menudo, a pérdida de dinero y pobreza duradera.

IPA existe para resolver estos problemas. Evaluamos ideas prometedoras en todos los contextos y en todas las latitudes, involucramos de manera pro activa a las personas responsables de la tomas de decisiones clave a lo largo del proceso de investigación, compartimos los hallazgos con las personas adecuadas en el momento oportuno, dotamos a nuestros socios con las habilidades y herramientas necesarias para usar datos. ¿Nuestra visión? Un mundo con más evidencia y menos pobreza.

Nuestro impacto

Trabajamos en estrecha colaboración con las personas responsables de la tomas de decisiones locales para identificar necesidades, crear estrategias y ponerlas en acción. Estamos construyendo una cultura de aprendizaje y mejora continua para el combate contra la pobreza.

Propósito del cargo

El/La Gerente/a Asociado/a de Finanzas y Administración,  forma parte del equipo de administración de IPA Colombia y es responsable de la gestión financiera y administrativa de la organización.
Su principal objetivo es asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos de IPA, así como de las regulaciones tributarias y contables vigentes en el país.
Trabaja bajo la dirección técnica de la oficina central de IPA (EE. UU.) y es responsable de los Procesos de Contabilidad Local, Global, Tesorería, Finanzas, Recursos Humanos, Compras, Operaciones y Gestión de Activos de la Oficina de Colombia
Este rol reporta directamente al Director País de IPA Colombia y ofrece reportes funcionales al mismo o a su delegado.

Principales Responsabilidades

Gestión del equipo

• Crear un entorno de trabajo sostenible de respeto mutuo que atraiga a miembros del equipo motivados, capacitados y eficaces y les permita, individual y colectivamente, esforzarse por alcanzar la excelencia.
• Supervisar y liderar un grupo diverso de informes directos e indirectos y realizar revisiones de desempeño oportunas y establecer planes de desarrollo.
• Contribuir a los esfuerzos de formación de equipos de la oficina de Colombia; construir relaciones internas constructivas; ayudar a los miembros del equipo a identificar las opciones de solución de problemas y garantizar la integración y comprensión de todos los miembros del equipo en los procesos de toma de decisiones relevantes bajo su liderazgo.
• Apoyar al equipo de finanzas y al resto del personal administrativo para desarrollar sus habilidades técnicas a través del entrenamiento y la orientación de rutina.

Contabilidad Local

• Velar por el cumplimiento de la normativa tributaria y contable nacional por parte de la oficina del país.
  Implementar y mantener controles internos sobre los procedimientos contables para garantizar la integridad de la información financiera de la empresa.
• Supervisar que los registros contables sean precisos, y cumplan la normatividad contable y los requisitos reglamentarios pertinentes de acuerdo con el procedimiento IPA-COL-SOP-TES-DOC-PRO-001 Documentos Contables Para Pago, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Supervisar la conciliación mensual de todas las cuentas de balance local.
• Supervisar la presentación oportuna de los impuestos Nacionales y Locales.
• Establecer y hacer seguimiento a los cronogramas y actividades de cierre mensual y anual.
• Supervisar el cierre anual de acuerdo con el procedimiento IPA-COL-SOP-CON-CIE-PRO-001 Cierre Contable - Local, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Articular y supervisar los cierres contables mensuales y anuales con la firma de Contadores Externos y los Revisores Fiscales.
• Asegurarse que los estados financieros anuales se elaboren y presenten de manera oportuna.
• Gestionar el relacionamiento con los Revisores Fiscales y los Contadores Externos.
• Atender las auditorías internas y externas y dar respuesta a los hallazgos.
• Supervisar la presentación oportuna de los informes a las entidades de control de acuerdo con el cronograma establecido y el procedimiento Reporte a Entidades de Control IPA-COL-SOP-REP, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Supervisar el envío oportuno de la información necesaria para que la organización mantenga su estatus en el Régimen Tributario Especial de acuerdo con el procedimiento IPA-COL-SOP-CON-ENT-PRO-006 Permanencia en el régimen especial, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Supervisar que se estén cumpliendo los procedimientos contables definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Contable.

Contabilidad Global

• Revisar que la información contable que se envía a la Empresa de Servicios. Compartidos CW en lo que corresponde a Códigos de proyecto: Grant, Allocation y PA Code y cuenta contable está de acuerdo con lo indicado por el Budget Holder de acuerdo a los procesos de la organización.
• Supervisar que se envíe oportunamente la información para el registro contable en NetSuite, a la empresa de servicios compartidos CW.
• Aprobar en NetSuite los registros contables verificando la información contable y los soportes correspondientes.
• Revisar la contabilización de la Tarjeta de Crédito y sus respectivos soportes.
• Realizar la conciliación bancaria en NetSuite.
• Realizar las actividades de cierre de la Contabilidad Global de acuerdo con el Procedimiento IPA-COL-SOP-CON-CIE-PRO-002 Cierre Contable – Global, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Supervisar que se estén cumpliendo los procedimientos contables definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Contable
  Tesorería.
• Garantizar un uso eficaz y transparente de los recursos financieros de conformidad con las políticas y procedimientos de IPA y sus donantes teniendo en cuenta el Anexo 1. Sección 4: OPERACIONES BANCARIAS Y PAGOS incluido en el procedimiento IPA-COL-SOP-TES-PAG-PRO-001 Procedimientos de Pago, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Revisar los documentos contables para pago siguiendo el procedimiento IPA-COL-SOP-TES-DOC-PRO-001 Documentos Contables Para Pago, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Revisar el procesamiento de todos los desembolsos de efectivo, incluidos los reembolsos de caja menor y las solicitudes de anticipos para asegurarse de que estén completos y sean precisos, con la documentación de respaldo adecuada y que cumplan con las políticas, los procedimientos y las aprobaciones de IPA y sus donantes de acuerdo con el procedimiento IPA-COL-SOP-TES-PAG-PRO-001 Procedimientos de Pago, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
•  Supervisar que mensualmente se realicen los arqueos de caja menor.
• Revisar las conciliaciones mensuales de las tarjetas visas prepago.
• Mantener las relaciones con las entidades bancarias donde la oficina del país tiene cuentas.
• Solicitar las aprobaciones correspondientes en caso de requerirse la apertura o cierre de una cuenta bancaria.
• Supervisar que se estén cumpliendo los procedimientos definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Tesorería
  Finanzas.
• Elaborar mensualmente el Cash Request para la presentación de solicitudes de financiamiento a IPA Global, para cubrir los gastos de proyectos y administración de acuerdo con el procedimiento IPA-COL-SOP-FIN-CAS-PRO-001 Cash Request, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Elaborar trimestralmente el informe de ejecución presupuestal de los gastos administrativos de la Oficina País de acuerdo con el procedimiento IPA-COL-SOP-FIN-EJE-PRO-001 Informe de Ejecución Presupuestal, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Elaborar trimestralmente el informe de ejecución presupuestal de Desarrollo de Proyectos - PRJDEV de acuerdo con el procedimiento IPA-COL-SOP-FIN-EJE-PRO-002 Informe de Ejecución PRJDEV, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Respaldar la auditoría global de IPA y gestionar las auditorías legales locales y las auditorías de proyectos según sea necesario y de acuerdo con los procedimientos de la organización.
  
• Asistir en la preparación, mantenimiento y consolidación de presupuestos operativos de oficina.
• Asistir al Director de País y al equipo de Colombia en la preparación del presupuesto y las actualizaciones trimestrales según sea necesario.
• Hacer recomendaciones al Director Financiero de IPA y / o al equipo financiero de IPA EEUU sobre cualquier modificación que se realice a los procedimientos financieros para garantizar el cumplimiento en Colombia o cualquier requisito legal local colombiano.
• Supervisar que se estén cumpliendo los procedimientos definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso de Finanzas
  Recursos Humanos.
• Asegurarse de que se gestione el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la normatividad correspondiente.
• Supervisar que los procedimientos del Proceso de Recursos Humanos se realicen de acuerdo con la normativa laboral vigente.
• Hacer la revisión final de la nómina y aprobarla para el pago de acuerdo con el Procedimiento IPA-COL-SOP-RH-NOMS- PRO-001, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Revisar el archivo de tiempos de trabajo de acuerdo con el Procedimiento IPA-COL-SOP-RH-NOMS- PRO-001, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Aprobar en Replicón las hojas de trabajo del equipo Administrativo y Financiero.
• Supervisar que trimestralmente se realice el cálculo del pasivo laboral consolidado y dar instrucciones para que se hagan los ajustes correspondientes.
• Supervisar que la base de datos del personal y los registros contables estén actualizados.
• Verificar que se dé respuesta los requerimientos del Área de Recursos de Humanos de IPA Global.
• Supervisar que se estén cumpliendo los procedimientos definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Recursos Humanos.
  

Compras, Operaciones y Gestión de Activos

• Realizar la revisión financiera de las solicitudes que se hacen a través del Sistema de Compras, verificando que se cumpla con el Manual de Adquisiciones de Global, para garantizar el cumplimiento de las políticas y los requisitos de contratos y subvenciones de los donantes.
• Verificar que se cumpla lo establecido en los Procedimientos de Compras y se hagan las revisiones de acuerdo con el procedimiento IPA-COL-SOP-TES-DOC-PRO-001 Documentos Contables Para Pago, de acuerdo con los procedimientos de la organización.
• Aprobar las facturas para que se proceda con el pago en NetSuite.
• Apoyar el Proceso de Compras en la revisión de los estados financieros de los proveedores, conforme a su solicitud, con el fin de emitir un concepto sobre su situación financiera.
• Verificar que los activos que se compren en la Oficina País estén numerados e ingresados al Sistema Contable SIIGO y al archivo de Excel que maneja el Proceso de Compras.
• Supervisar que se realicen inventarios periódicos de activos fijos. Verificar que se hagan los mantenimientos correctivos y preventivos correspondientes tanto a los activos fijos como a la Oficina Local.
• Revisar y aprobar las actas de bajas de activos.
• Aprobar en NetSuite la creación de Vendors.
• Supervisar que se estén cumpliendo los procedimientos definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Compras, Operaciones y Gestión de Activos.

Requisitos y competencias para trabajar con nosotros

Educación

Buscamos una persona profundamente formada en contabilidad, administración y finanzas con sólido conocimiento en normas fiscales y contables en Colombia y Estados Unidos. Debe ser bilingüe nivel C1+ y poder trabajar en el idioma. 

Experiencia

• Al menos 10 años de experiencia general, de los cuales como mínimo, debe tener  3+ años de experiencia en liderando Áreas Administrativas, Contables y Financieras de alta complejidad. 
• Es indispensable experiencia contable y tributaria en Entidades Sin Ánimo de lucro ESAL.
• Experiencia en empresas operan bajo un modelo de dirección Corporativa, que implica conocimientos en la implementación de políticas corporativas, optimización de procesos y desarrollo de estrategias que responden a las necesidades tanto del corporativo como de las oficinas locales.

Conocimientos y habilidades

• Normatividad tributaria y contable local en entidades sin Ánimo de Lucro - ESAL
  Informes contables, tributarios y legales a las entidades de control de orden nacional y local tales como DIAN – Secretarías de Hacienda – Alcaldías – Cámara y Comercio.
• Normatividad Laboral.
• Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Conocimientos en Nomina, prestaciones y seguridad social.
• Conocimientos en impuestos: Renta, Impuesto al Valor Agregado – IVA , retención en la fuente e Industria y Comercio.
  
  

Competencias especificas

• Conocimientos informáticos avanzados en programas de MS Office, especialmente Excel.
• Conocimientos en el Software SIIGO.
• Conocimientos en el Software NetSuite.
• Se prefiere la experiencia con las reglas y regulaciones de los principales donantes internacionales (es decir, DFID, EEUU, USAID).
• Conocimientos en Power Bi.

Perfil de nuestro equipo de trabajo

• Orientación al resultado: Capacidad para trabajar centrándose en los resultados y la mejora continua. Esto incluye el aprovechamiento de los conocimientos técnicos, las técnicas de gestión de proyectos, un enfoque estructurado hacia la resolución de problemas y la capacidad de innovar e implementar el cambio.
•  Trabajo en equipo y colaboración: La capacidad de trabajar juntos para alcanzar objetivos comunes.
• Gestión y comunicación con las partes interesadas: Capacidad para identificar y priorizar a las partes interesadas y para relacionarse con ellas mediante una comunicación verbal y escrita eficaz.
• Autogestión: La capacidad de asumir la responsabilidad de las tareas, comportamiento y desarrollo propios.
• Pensamiento estratégico: La capacidad de pensar y tomar decisiones o influir en ellas a largo plazo y de forma razonada, centrándose en los factores críticos que ayudarán a IPA a lograr su ambición estratégica.
• Gestión de equipos y talentos: La capacidad de atraer, identificar, vincular, desarrollar, comprometer y retener a personas cuyas habilidades sean valiosas para IPA, junto con la capacidad de gestionar, guiar e inspirar a personas, departamentos y equipos para realizar proyectos y alcanzar objetivos operativos.

ADN específico al cargo

• Adaptabilidad al Cambio: Habilidad para adaptarse rápidamente y funcionar con eficacia en cualquier contexto.
• Orientación Al Cliente: Implica el deseo de ayudar o servir a los clientes internos y externos, de comprender y satisfacer sus necesidades. Implica esforzarse por conocer y resolver los problemas del cliente.
• Atención al detalle: Es la habilidad de procesar información detallada con efectividad y consistencia.

Intereses claves para trabajar con nosotros

• Lucha contra la pobreza y la desigualdad.
• Desarrollo Social.
• Sostenibilidad.

Razones para sumarte a nuestro equipo

Ofrecemos un ambiente de trabajo retador, innovador con profundo sentido social, desarrollo basado en evidencias.

Detalles relevantes antes de postular a esta vacante

Trabajo híbrido en la ciudad de Bogotá Colombia, para personas residentes o con permiso de trabajo permanente en Colombia y sólida experiencia administrativa y contable en Colombia.